PRAXIS COMMUNICATIE BIJ IMPLEMENTATIE
PRAXIS Communicatie bij de implementatie SAP
De opdracht was een cross mediaal communicatieplan te vervaardigen, dat de implementatie van SAP binnen de organisatie begeleidde.
De doelgroep waren alle 14.000 medewerkers van Praxis.
Doelstelling: De medewerkers bemoedigen en enthousiasmeren voor SAP.
Onze oplossing - aanpak
De communicatie oprecht aanpakken met input vanuit de organisatie aandacht voor de problemen en daar adequaat op reageren. Daarnaast meer aandacht aan de medewerkers geven door bijvoorbeeld op voorhand de medewerkers succes te wensen en ze na de implementatie te bedanken voor hun inzet en geduld. Dat realiseerden we door briefkaarten persoonlijk op naam naar de medewerkers te sturen met aanmoedigingen van directie en SAP-team coaches.
Daarnaast werden de vestigingen voorzien van een serie van posters die aansloten bij de fase waarin die vestiging op dat moment zat. Posters net motiverende boodschappen.
Ook hebben we “give a ways” ontwikkeld die tweemaal gedurende de implementatie periode bij alle 14000 medewerkers zijn bezorgd. Na de implementatie hebben de medewerkers op hun huisadres, namens de directie een bedankbrief ontvangen en op de vestiging werden bedankposters op gehangen.
Daarnaast hebben we een periodieke digitale nieuwsbrief gemaakt waarbij wij verantwoordelijk waren voor het ontwerp en de redactievoering. Diverse interviews, live en telefonisch en heel wat foto’s zijn er gemaakt van evenzoveel verschillende onderwerpen. De nieuwsbrief was op intranet beschikbaar en ook op een aparte Praxis sap site, welke door ons ontworpen is en ook beheerd werd door ons team.
Ook audiovisueel is er gecommuniceerd. Wekelijks een DVD met de belevingen van de vestigingen die in de week ervoor SAP hadden geïmplementeerd. Met tips en trucs en vooral wat je wel en niet moest.
Er werd per week een tweede programma geproduceerd dat op de door ons gerealiseerde speciale Praxis SAP Website werd vertoond met een Algemene uitleg (video) van SAP en alle wekelijkse afleveringen en naslag van alle nieuwsbrieven. Daarnaast hebben we een aantal aanvullende videoprogramma’s gerealiseerd (DVD) over een specifieke onderdelen zoals AR.
Video is één van de dragende krachten geweest, naast opleiding en coaching, waardoor de implementatie vrijwel probleemloos is verlopen. Gemotiveerde en geïnformeerde medewerkers.
Door de gebruikte middelen voelden de medewerkers zich gezien en gehoord.