Stuur maar een e-mail.....!

Het werken met e-mail is zo vanzelfsprekend geworden. We kunnen ons niet meer voorstellen, dat we zonder mail zouden moeten werken toch? Afgelopen week vertelde ik nog dat ik “vroeger” nog wel eens brieven kreeg van klanten en leveranciers. Die waren dan drie dagen geleden verzonden. Daarna de fax die kwam hetzelfde moment aan. In eerste instantie op thermisch papier en was de fax na een dag of 10 onleesbaar geworden maar toch. Nu per direct versturen en binnen enkelen seconden, als je pech hebt, ligt de boodschap bij de ontvanger. Vooruitgang geweldig.

Of toch niet. Ik kan me namelijk wel eens ergeren aan het gebruik van of beter gezegd het misbruik van e-mail. Ik ga het niet hebben over spam dat is duidelijk maar over wat de mail met ons doet hoe het onze relaties en werkwijze beïnvloedt. Ik ben een groot voorstander van goed met elkaar omgaan en leuk en gezellig werken. De mail maakt meer kapot dan goed voor een relatie is. Een voorbeeld; je belt een leverancier op met een vraag of ze iets kunnen leveren. De persoon aan de telefoon wil niet eens meer luisteren en op elke vraag is het antwoord zet het maar op de mail dan stuur ik wel een bericht terug. Hallo ik bel, we hebben contact, je kunt toch praten!

Een andere ergernis de CC!

Het is handig dat je een mailkopie ontvangt van een bericht dat je aangaat. Maar vandaag de dag wordt iedereen maar “ingekopieerd”. Als je zijdelings bij het project betrokken bent of misschien zelfs wel helemaal niet dan krijg je toch nog een bericht. Vaak sturen mensen dit uit gemak of uit onzekerheid of vanwege het afschuiven van verantwoording. Daar is men ook zo makkelijk in geworden. We maken een mail, spuien daarin wat je wilt zeggen en versturen de mail. Hup gooi het maar over de schutting. Er wordt geen rekening gehouden met het feit of je de mail wel kunt lezen op dat moment, of je wel in staat bent de mail te beantwoorden binnen een bepaalde tijd en men neemt maar aan dat je op de hoogte bent.

Door het gemak van het gebruik van e-mail nemen we aan dat de geadresseerde het kan lezen en ook actie kan ondernemen. Oh ja en als het belangrijk is plaatsen we nog wel een uitroepteken, een urgentie vlaggetje. Nou er zijn mensen, die alles wat ze mailen belangrijk vinden, dus die sturen alles met een markering. 

Ik zou willen pleiten voorgezond verstand en terug naar het doel. Natuurlijk, maak gebruik van de mogelijkheden maar blijf ook mens en denk na over hoe de ontvanger er in staat. Als iemand belt voor informatie praat met de persoon en dan kan je altijd nog vragen om een mail of mail wat je er van begrepen hebt. Schrijf eens iets op als iemand je belt.

Mail naar de betrokkenen en niet naar heel de wereld, maak bewuste keuzes naar wie of over wat. Neem verantwoordelijkheid en toon je betrokkenheid. Bel ook even als je een belangrijke boodschap hebt, leg het uit bouw aan een relatie en niet een vluchtige “penvriendschap”. 

Een mail is ook een moment van een ontmoeting en kijk er dan ook zo naar en produceer geen stortvloed aan mail, wat er uiteindelijk toe zal leiden dat je niet serieus genomen wordt en sterker nog dat de mail niet gelezen wordt. Veel mensen hebben al meerdere mailadressen en dan hoor ik, mail naar het 2^e adres, dan lees ik het wel, want dat andere adres lees ik nauwelijks meer omdat iedereen daar een lawine van mail produceert.

Mijn boodschap is, dat je in ieder contact kan werken aan het bouwen van een relatie. Het onderhouden en het in contact komen is werken en kost tijd. Stop er tijd in, kom tot elkaar, luister en lees. Laten we ook in het mailverkeer care for people als leidraad houden.

Fijne dag  

Hans Heesterbeek